Sistem pembayaran cash saat ini menjadi PR bagi para pengusaha, di mana banyak sekali kecurangan yang bisa dilakukan oleh pegawai melalui celah ini. Pasalnya, banyak staff yang kurang jujur, saat menerima pembayaran cash tidak dicatatkan, sehingga uang yang diterima tidak masuk ke perusahaan melainkan masuk ke kantong karyawan itu sendiri.
Misalnya saja di bisnis ritel, kasir wajib memberikan struk kepada pembeli, supaya tidak ada celah penggelapan dana di meja kasir. Struk berfungsi untuk mencatat transaksi, sekaligus menjadi bukti pembayaran pelanggan & bukti uang masuk ke perusahaan. Apabila struk tak tercetak, otomatis uang yang dibayarkan oleh pelanggan tak bisa ditelusuri.
Hal ini bisa juga terjadi pada bisnis yang lain seperti travel umrah. Apabila bisnis ritel uangnya tidak begitu besar, lain cerita dengan bisnis travel umrah. Satu produk paket umrah saja harganya lebih dari 20 juta rupiah. Setiap hari travel ada transaksi paket, belum lagi yang pembeliannya kolektif. Tentu ada banyak transaksi yang memerlukan perhatian khususnya masalah pembayarannya.
Transaksi puluhan juta, bila masih memakai pembayaran tunai, rawan terjadi penyelewengan. Bagaimana bisa terjadi? Mari kita uraikan satu per satu.
PEMBAYARAN TUNAI DI TRAVEL UMRAH RAWAN TIDAK TERCATAT
Misalnya ada seorang calon jamaah yang mendaftar umrah, kemudian ia membayar uang muka. Setelah itu, jamaah tersebut membayar dengan cara angsuran selama beberapa kali. Bila travel umrah masih menggunakan pencatatan transaksi & pembayaran secara manual, bisa saja terjadi penggelapan dana. Transaksi tunai rawan tidak dicatat, apalagi jika travel umrah belum memiliki sistem digital travel umrah khusus untuk pengelolaan travel.
Apalagi travel tersebut telah memiliki banyak pelanggan, dengan metode pembayaran yang sama seperti contoh di atas. Pembayaran cash yang dicatat secara manual, bisa saja diklaim “hilang” dananya. Iya kalau hanya satu atau dua transaksi saja, bagaimana jika ada banyak transaksi yang seperti ini?
Travel dengan volume penjualannya tinggi, omsetnya bisa milyaran. Maka, “kehilangan uang” beberapa puluh juta tidak akan terasa besar. Namun, kerugian kecil semacam ini bukanlah hal yang semestinya dibiarkan terjadi. Pemilik bisnis yang terbiasa membiarkan kecurangan kecil seperti ini terjadi, adalah awal dari kehancuran bisnis.
CARA MENGATASI MASALAH PEMBAYARAN PADA TRAVEL UMRAH
Ada yang bisa dilakukan oleh pemilik travel umrah yang ingin membenahi manajemen transaksi & pembayaran di travelnya, yaitu mulai menerapkan pembayaran digital atau pembayaran non tunai di perusahaannya. Penerapan Virtual Account misalnya, bisa menjadi solusi supaya bisa mencatatkan pembayaran di sistem, sehingga tindakan curang seperti tak mencatat transaksi pembayaran dari jamaah ke travel bisa dihindari.
Penggunaan pembayaran cashless saat ini sudah cukup marak. Untuk bisnis ritel yang transaksinya kecil saja sudah menerapkan hal ini, apalagi yang jumlah transaksinya besar seperti travel umrah. Sangat perlu untuk menggunakan sistem digital travel umrah yang mendukung penerapan sistem pembayaran non tunai.
Saat ini ada sistem manajemen travel umrah yang dilengkapi dengan pembayaran digital, sehingga pencatatannya bisa tersentralisasi dalam sebuah sistem saja. Owner tidak perlu lagi pusing dengan masalah pencatatan pembayaran dari pelanggan, karena sistemnya sudah terintegrasi antara transaksi, pembayaran, & keuangan, maka dapat dipantau dengan mudah dalam satu dashboard saja.
Oleh karena itu, sebelum memutuskan untuk memakai sistem digital manajemen travel umrah, pebisnis travel umrah juga harus memilih mana sistem yang sudah all in one dalam menyediakan solusi bagi permasalahan travel. Sehingga pengelolaan travel umrah bisa lebih mudah, rapi dan efisien.
KEUNTUNGAN PEMBAYARAN CASHLESS DAN PENCATATANNYA DI SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Bicara soal keuntungan, tentu banyak yang dapat diraih bila travel mau bertransformasi digital. Bukan hanya dalam hal administratif saja, namun juga dalam hal pembayaran usahakan juga sudah menggunakan pembayaran digital atau cashless.
Pertama, pemilik travel dapat menelusuri jejak pembayaran yang dilakukan oleh para pelanggannya karena sistem pembayaran non tunai membuat semua pencatatan transaksi bisa lebih rapi. Apalagi jika sudah menggunakan Virtual Account (VA), pembayaran akan terkonfirmasi otomatis tanpa perlu meminta konfirmasi pembayaran dari jamaah.
Jika travel sudah memakai sistem digital yang mendukung VA sebagai metode pembayarannya, maka semakin sedikit celah pembayaran yang tidak tercatat. Kerugian travel dari sisi ini pun dapat diminimalisir.
Kedua, pembayaran cashless sangat praktis & memudahkan tim travel. Bayangkan bila setiap pembayaran menggunakan uang tunai, alangkah panjang waktu yang diperlukan oleh staff travel untuk menghitung, menyimpan, dan menyetorkan uang tersebut ke bank. Pembayaran digital adalah inovasi yang membuat kinerja travel makin efisien.
Ketiga, memudahkan pelanggan yang akan melakukan pembayaran. Bukan hanya travel yang dimudahkan oleh pembayaran cashless, jamaah pun demikian. Saat ini, umumnya orang tidak menyimpan uang secara cash. Jika travel sendiri belum menerapkan pembayaran digital, alangkah susahnya jamaah yang akan membayar paket umrah harus menarik uang terlebih dahulu di ATM atau bank, lalu membayarkannya pada travel.
Keempat, pencatatan & laporan keuangan yang lebih rapi. Bila travel sudah memakai sistem travel umrah yang menyediakan pembayaran cashless dan terintegrasi dengan sistem keuangan travel, maka pembuatan laporan transaksi & laporan keuangan pun bisa lebih mudah & cepat.
Kelima, efisiensi operasional travel. Semakin efisien suatu bisnis berjalan, maka biaya operasionalnya pun semakin rendah, sehingga keuntungan lebih tinggi. Di bisnis travel, pemakaian sistem pembayaran digital, dapat mempersingkat proses bisnis, sehingga yang awalnya harus ditangani beberapa orang, kini cukup satu orang saja dapat menangani banyak pekerjaan.
Karena beberapa pekerjaan berulang dapat diotomatisasi seperti menerima pembayaran, menghitung uang, menerima bukti transfer, konfirmasi pembayaran, pencatatan, dan pembuatan laporan bisa dibuat lebih singkat dengan hadirnya pembayaran digital.
SAATNYA BERALIH KE PEMBAYARAN CASHLESS DAN SISTEM DIGITAL TRAVEL UMRAH
Dengan beberapa pertimbangan di atas, sudah saatnya travel menggunakan sistem pembayaran digital, dan beralih ke sistem digital travel umrah yang mendukung sistem pembayaran cashless. Travel yang bertahan di manajemen travel konvensional, tentu akan tertinggal dengan travel yang fleksibel beradaptasi dengan perkembangan teknologi di era digital seperti sekarang ini.
Oleh karena itu, sangat penting bagi pemilik bisnis maupun pengelola travel yang terbuka menerima perubahan, mau beradaptasi dengan teknologi, serta fleksibel dalam mengoperasikan bisnis travelnya. Jika masih memakai cara lama, jangan harap travel dapat berkembang. Bisa jadi bisnis travel tiba-tiba kolaps, karena mengabaikan kerugian kecil akibat transaksi tunai tadi, serta tak mau bertransformasi ke sistem digital.
Jangan sampai travel Anda mengalaminya. Jadi, sudahkah Anda memakai software digital travel umrah untuk memperbaiki manajemen travel umrah Anda? (KI)
